In Unternehmen entstehen oft viele gute Ideen und Anregungen für Verbesserungen. Aus den Initiativen können sich unterschiedliche Projekte entwickeln, die zur Überlastung der Mitarbeiter führen können, da sie neben ihrer täglichen Arbeit noch die Projektarbeit erfüllen müssen.
Jedes Projekt ist für das Unternehmen und für alle Beteiligten einzigartig, spezifisch und anspruchsvoll. Es handelt sich hierbei um einen komplexen Prozess mit seinem Anfang und seinem Ende. Das Projekt umfasst verschiedene Methoden und Prozesse, verschiedene Projektteams und als solches kann das Projekt nicht systematisiert werden. Es gibt viele Möglichkeiten für Fehler, die ein Projekt zum Scheitern bringen können. Wenn der Projektleiter die Zeichen nicht früh genug erkennt und die entsprechenden Maßnahmen nicht einleitet, ist das Projekt zum Misserfolg verurteilt. Ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt bedeutet, dass das Projekt im Rahmen des Zeitplans und der geplanten Kosten abgeschlossen wurde. Jedoch bestimmt den Erfolg des Projektes viel mehr als nur das. Neben des Zeit- und Kostenplanes ist es wichtig, die Qualität zu sichern und das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Jedes Projekt ist für das Unternehmen und für alle Beteiligten einzigartig, spezifisch und anspruchsvoll. Es handelt sich hierbei um einen komplexen Prozess mit seinem Anfang und seinem Ende. Das Projekt umfasst verschiedene Methoden und Prozesse, verschiedene Projektteams und als solches kann das Projekt nicht systematisiert werden. Es gibt viele Möglichkeiten für Fehler, die ein Projekt zum Scheitern bringen können. Wenn der Projektleiter die Zeichen nicht früh genug erkennt und die entsprechenden Maßnahmen nicht einleitet, ist das Projekt zum Misserfolg verurteilt. Ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt bedeutet, dass das Projekt im Rahmen des Zeitplans und der geplanten Kosten abgeschlossen wurde. Jedoch bestimmt den Erfolg des Projektes viel mehr als nur das. Neben des Zeit- und Kostenplanes ist es wichtig, die Qualität zu sichern und das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Die häufigsten Gründe für den Misserfolg der Projekte sind in folgenden Bereichen:
- Unternehmensstrategien und Projektziele
Eine Projektarbeit ohne klare Unternehmensstrategie, klar definierte Ziele und damit verbundenen Prioritäten, führt bei allen Beteiligten zur Unzufriedenheit. Dadurch werden der Zeit- sowie der Kostenplan überschritten und der Weg zum Misserfolg ist unvermeidlich. Strategien und Ziele müssen bei Projektarbeiten klar definiert werden. - Machbarkeitsstudie und der Projektvorentwurf
Eine präzise erstellte Machbarkeitsstudie ist für alle weiteren Entscheidungen im Rahmen des Projektes sehr wichtig. Wurden die Ziele bereits in der Grundlage falsch eingesetzt, wird das Projekt bei seiner Umsetzung nicht mehr kontrollierbar. - Zeitplan und permanente Zeitplanaktualisierung
Der Zeitplan verlangt nach einer organisierten Administration mit regelmäßiger Aktualisierung, die vom Projektleiter auszuführen ist. Somit kann zu jedem Zeitpunkt eine reale Einsicht in die Aktivitäten des Projekts gewährleistet werden und ermöglicht dem Management ein rechtzeitiges Eingreifen bei der Überschreitung der Zeitpläne. Die Überschreitung der Zeitpläne kann auch erhöhte Kosten verursachen. - Kostenplan
Der Kostenplan ist stark mit dem Zeitplan und mit den Aktivitäten verbunden. Jede Überschreitung des Zeitplanes sowie eine schlechte Kosteneinschätzung der Aktivitäten erhöhen die eingeplanten Kosten. Diese entstehenden Zusatzkosten wirken sich negativ auf das Geschäftsergebnis aus. - Gefahren und Risiken
Verschiedene Faktoren innerhalb sowie außerhalb des Unternehmens können Risiken und Gefahren für den Erfolg des Projektes verursachen. Das Management sollte Gefahren und Risiken rechtzeitig erkennen und entsprechende Maßnahmen einleiten. - Kommunikation
Bei Projektarbeit ist eine effiziente Kommunikation sehr wichtig. Da der Großteil des Dokumentenaustausches mittels E-Mails stattfindet, kann sich das in der Praxis sehr schnell in einen Engpass verwandeln. Es sollte sichergestellt werden, dass die richtige Information für die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt verfügbar ist. - Leitung und Koordination
Die Leitung und Koordination der Projekte sind komplexe und anspruchsvolle Aufgaben und verlangen nach Erfahrungen aus unterschiedlichen Bereichen. Der Projektleiter leitet das Team und entscheidet wie die Aufgaben innerhalb des Teams verteilt werden. Das Erwerben dieser Kenntnisse und Erfahrungen ist auch für den Projektleiter ein langwieriger Prozess. - Überblick über die Arbeitsbelastung
In Unternehmen mit hohen Arbeitsbelastungen kann das Problem mit der Bestimmung der Prioritäten auftreten. Das Projektteam wird überlastet und die Qualität wird schlechter – das Projektergebnis kann dadurch gefährdet werden. Deshalb ist es notwendig ein System zu besitzen, das einen gesamten Überblick über die Arbeitsbelastung ermöglicht. - Organisationskultur und die Projektunterstützung
Jede Organisation sollte im größtmöglichen Ausmaß ein laufendes Projekt, die Projektmitglieder sowie deren Aktivitäten unterstützen. Jedes Projekt ist nämlich ein Versuch, die Geschäftsergebnisse des gesamten Unternehmens zu verbessern. - Meinung des Endverbrauchers
Bei der Projektarbeit sollte man auf jeden Fall auch die Meinung des Endverbrauchers berücksichtigen, denn nur der Endverbraucher beurteilt das Produkt, ob es gut oder schlecht ist.
Nach Abschluss jedes einzelnen Projektes soll die gesamte Projektarbeit analysiert werden und die erworbenen Erkenntnisse sollten auf die Folgeprojekte übertragen werden.